Guía
¿Cómo preparar la justificación de una subvención
Un recorrido para ordenar gastos, reunir justificantes y comprobar el paquete documental antes de presentarlo al financiador.
1. Empezad por los documentos del financiador
Recoged las bases, la resolución, el presupuesto aprobado, los modelos de justificación y las modificaciones autorizadas. Anotad los periodos y el plazo de presentación que en ellas constan.
- Identificad qué modelos y anexos debéis rellenar.
- Indiqué qué pruebas económicas y de actividad os solicitan.
- Si un criterio es ambiguo, confirmelo con el financiador antes de considerarlo resuelto.
2. Preparad una relación única de gastos
Para cada gasto, relacionen el concepto, el proveedor, la fecha, el importe, la partida presupuestaria y la fuente de financiación. Utilicen una referencia estable para recuperar los documentos.
- Separad el importe total del gasto del importe imputado.
- Comprobad que los importes coinciden con los documentos.
- Revisad las imputaciones entre financiadores para detectar duplicidades.
3. Adjuntar los justificantes
Asociad a cada gasto la factura o recibo y la evidencia del pago correspondiente. Una factura acredita un gasto; el pago necesita su propia evidencia.
- Revisad la legibilidad, las fechas y los importes.
- Marquen los documentos ausentes o las correspondencias ambiguas.
- Recoged las demás pruebas que soliciten los modelos del financiador.
4. Revisad y preparad la presentación
Comparad el presupuesto y ejecución, explicad las diferencias y cuadrad los totales de los modelos con la relación de gastos. Revisad también la memoria de actividades y los anexos requeridos.
- Documentad cada punto pendiente y quién lo debe resolver.
- Comprobad las firmas, los formatos y los nombres de los archivos.
- Tras la presentación, conserven el paquete final y el justificante de registro.
La guía ayuda a organizar el trabajo. Los requisitos y los modelos aplicables son los que establece vuestro financiador para la convocatoria concreta.