Manual
Manual de usuario de Summa Social
Guía completa para consultar procesos de Summa Social sin salir de la documentación oficial.
Contenidos
SUMMA SOCIAL - Manual de Usuario Completo
**Versión**: 1.47
**Última actualización**: 11 junio 2026
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¡Hola!
Este manual está pensado para una persona que lleva la gestión económica de una entidad pequeña o mediana y necesita una guía fiable, práctica y sin teoría innecesaria.
La idea es simple:
- saber dónde entrar
- saber qué hacer en cada pantalla
- saber qué revisar antes de confirmar algo sensible
- saber cómo deshacerlo si algo no cuadra
No hace falta leerlo entero de una vez. Úsalo como referencia operativa.
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Índice
1. [Primeros pasos](#1-primers-passos)
2. [Configuración inicial](#2-configuracio-inicial)
3. [Gestión de donantes](#3-gestio-de-donants)
4. [Gestión de proveedores y trabajadores](#4-gestio-de-proveidors-i-treballadors)
5. [Gestión de movimientos](#5-gestio-de-moviments)
6. [Divisor de remesas](#6-divisor-de-remeses)
6a. [Remesas SEPA de cobro](#6a-remeses-sepa-de-cobrament)
6b. [Documentos pendientes y remesas SEPA OUT](#6b-documents-pendents)
6c. [Liquidaciones de gastos de viaje](#6c-liquidacions-de-despeses-de-viatge)
7. [Gestión de devoluciones bancarias](#7-gestio-de-devolucions)
8. [Donaciones vía Stripe](#8-donacions-via-stripe)
9. [Informes fiscales](#9-informes-fiscals)
10. [Proyectos y justificación de subvenciones](#10-projectes)
10b. [Paquete de cierre](#10b-paquet-de-tancament)
11. [Resolución de problemas](#11-resolucio-de-problemes)
12. [Glosario](#12-glossari)
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1. Primeros pasos
1.1 Cómo acceder a la aplicación
Paso a paso
1. Abre tu navegador habitual.
2. Entra en `https://summasocial.app`.
3. Escribe tu email.
4. Escribe tu contraseña.
5. Haz clic en **"Iniciar sesión"**.
Si es tu primera vez
Normalmente una persona administradora de tu entidad te habrá enviado una invitación por correo. Si no la encuentras:
- revisa spam
- pide que te la reenvíen
Sobre la seguridad
Para proteger los datos de la entidad:
- la sesión se cierra al cerrar el navegador
- la sesión puede caducar por inactividad
- en un equipo compartido conviene cerrar sesión manualmente al terminar
Sobre las copias de seguridad
La copia de seguridad general del sistema no depende del trabajo diario de la usuaria. Si necesitas una extracción formal de datos o un paquete para auditoría, usa el **Paquete de cierre** o pide soporte operativo.
1.2 Idioma de la aplicación
Cómo cambiarlo
1. Ve a **Configuración**.
2. Busca el bloque de idioma.
3. Selecciona catalán, castellano o francés.
4. El cambio se aplica al momento.
Cada miembro puede tener su idioma sin afectar a los demás.
1.3 Navegación por la aplicación
Las pantallas principales son:
- **Dashboard**: resumen económico y alertas
- **Movimientos**: extracto bancario y operaciones
- **Donantes**: socios, donantes y su histórico
- **Proveedores** y **Trabajadores**
- **Informes**: 182, 347 y certificados
- **Configuración**
- **Proyectos** si tenéis el módulo activo
1.4 Entender el dashboard
El dashboard es la vista rápida para saber:
- cuánto ha entrado y salido
- qué alertas hay pendientes
- si quedan devoluciones por revisar
- cuándo vencen obligaciones fiscales
Bloque económico
Te da una lectura rápida del periodo seleccionado:
- ingresos
- gastos
- saldo
- bloques específicos según el módulo activo
Alertas
Las alertas no significan necesariamente un error grave. Normalmente señalan:
- movimientos sin revisar
- devoluciones pendientes
- datos fiscales incompletos
Selector de periodo
El periodo afecta al dashboard y sirve para revisar mes, trimestre, año o rango libre.
Obligaciones fiscales
Encontrarás recordatorios como:
- **Modelo 182**
- **Modelo 347**
1.5 Tu primer mes con Summa Social
Qué es normal los primeros días
Es normal ver:
- movimientos sin categorizar
- donantes con datos incompletos
- dudas sobre qué revisar primero
En qué centrarte primero
Orden recomendado:
1. Completa los datos básicos de la entidad.
2. Registra los bancos.
3. Importa el extracto del último mes cerrado.
4. Importa la base de donantes si la tienes.
5. Categoriza lo evidente.
6. Revisa devoluciones si las hay.
Después de 1-2 meses
La rutina habitual suele ser:
- importar extracto
- revisar categorizaciones
- dividir remesas o imputar Stripe si toca
- revisar devoluciones
- generar informes cuando corresponda
1.6 Flujo mensual recomendado
Para una entidad pequeña, el orden de trabajo mensual más seguro suele ser:
1. Importar el extracto bancario pendiente.
2. Revisar movimientos nuevos y categorizar lo dudoso.
3. Resolver remesas, cobros SEPA o pagos pendientes si toca.
4. Revisar devoluciones.
5. Imputar Stripe si hay abonos online.
6. Adjuntar o ordenar documentos importantes.
7. Mirar el dashboard del periodo cerrado para ver si queda alguna alerta relevante.
Si trabajas así durante el año, enero deja de convertirse en un mes de reconstrucción manual.
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2. Configuración inicial
2.1 Configuración de usuario y del equipo
Idioma de la aplicación
Se cambia desde **Configuración** y es individual para cada usuaria.
Cambiar contraseña
1. Ve a **Configuración**.
2. Busca **Cambiar contraseña**.
3. Escribe la actual, la nueva y la confirmación.
4. Guarda.
Miembros
Si tienes rol de administración:
1. Ve a **Configuración > Miembros**.
2. Haz clic en **Invitar miembro**.
3. Indica email y rol.
4. Envía la invitación.
Puntos importantes:
- el rol general no siempre equivale a todos los permisos específicos
- los informes fiscales suelen requerir permiso adicional
2.2 Datos de la organización
Qué conviene revisar
Antes de trabajar en serio revisa:
- nombre legal
- CIF/NIF
- dirección
- código postal
- datos que luego aparecerán en certificados o informes
Certificados de donación dentro de Configuración
Si vais a emitir certificados, revisa también:
- logo
- firma digitalizada
- datos fiscales correctos
2.3 Gestionar categorías
Acciones habituales
Desde **Configuración > Categorías** puedes:
- crear categorías nuevas
- revisar si faltan categorías habituales
- archivar categorías cuando ya no deban usarse
Conviene mantenerlas ordenadas porque afectan a:
- dashboard
- movimientos
- informes
- asignaciones automáticas
2.4 Cuentas bancarias
Registra aquí todos los bancos de la entidad.
Es importante para:
- importar extractos correctamente
- filtrar movimientos por cuenta
- generar remesas SEPA
Si usáis remesas de cobro, comprueba que el banco tenga informado el **ICS / Identificador de acreedor SEPA**.
2.5 Módulos opcionales
Algunas entidades usan solo:
- movimientos
- donantes
- informes
Otras además usan:
- proyectos
- documentos pendientes
- liquidaciones
No hace falta arrancar con todo el mismo día.
2.6 Logo y firma digitalizada
Logo
Sirve para reforzar:
- certificados
- documentos exportados
Firma
Es especialmente útil para certificados de donación.
Sube una imagen limpia y legible.
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3. Gestión de donantes
3.1 Por qué importa tener datos completos
Los donantes bien informados facilitan:
- el Modelo 182
- los certificados
- el matching en remesas
- el seguimiento histórico
Datos obligatorios para el Modelo 182
Como mínimo revisa:
- nombre completo
- DNI/CIF
- código postal
Datos muy recomendables
También ayudan mucho:
- IBAN cuando sea socio domiciliado
- periodicidad
- categoría por defecto si procede
3.2 Añadir un donante manualmente
Paso a paso
1. Ve a **Donantes**.
2. Haz clic en **Nuevo donante**.
3. Rellena los datos básicos.
4. Guarda.
Persona de contacto
Si el donante es una entidad y gestionáis una persona de contacto, conviene dejarla informada para no perder contexto.
Qué es la categoría por defecto
Si un donante o socio siempre entra por una categoría concreta, la categoría por defecto ayuda a clasificar automáticamente futuros ingresos.
3.3 Importar donantes desde Excel
Paso a paso
1. Ve a **Donantes**.
2. Abre el importador.
3. Descarga la plantilla oficial si la necesitas.
4. Sube el Excel.
5. Revisa la detección de columnas.
6. Importa.
Columnas de la plantilla oficial
La plantilla oficial es la vía más segura porque minimiza el mapeo manual.
Categoría por defecto
Puede importarse si ya la tienes clara y existe en la entidad.
3.4 Actualizar donantes existentes
Paso a paso
1. Usa la importación de actualización.
2. Sube el Excel.
3. Revisa qué campos se modificarán.
4. Confirma.
Qué se actualiza y qué no
La importación sirve para mantener datos vivos, pero conviene revisar campos sensibles como:
- NIF
- IBAN
- periodicidad
3.5 Gestionar el estado del donante
Cómo dar de baja a un donante
No lo borres si solo ha dejado de colaborar. Márcalo como baja para conservar:
- histórico
- certificados de años anteriores
- relación con remesas y devoluciones
Cómo reactivarlo
Abre su ficha y vuelve a dejarlo activo.
3.6 La ficha del donante
Desde la ficha puedes revisar:
- datos personales o fiscales
- histórico de cuotas y donaciones
- devoluciones asociadas
- resumen anual
3.7 Asignación automática de cuotas y aportaciones
Cuando procesas una remesa o imputas ciertos flujos, Summa puede repartir automáticamente el ingreso a la persona correcta si el matching es suficiente.
3.8 Cómo impactan las devoluciones en el donante
Las devoluciones no son un detalle menor:
- reducen el neto anual del donante
- afectan al Modelo 182
- pueden dejar un certificado en cero o sin generar
3.9 Exportar la lista de donantes
Úsalo cuando necesites:
- compartir datos con gestoría
- revisar fuera de la app
- preparar limpieza de datos
3.10 Filtrar donantes
Filtros disponibles
Según la pantalla y permisos, puedes filtrar por:
- estado
- periodicidad
- tipo de donante
- texto
Cómo funciona
Los filtros sirven para trabajar por lotes sin tocar toda la base.
3.11 Dinámica de donantes
Es la parte pensada para entender mejor:
- socios activos
- donantes activos
- bajas
- recurrencia
Úsala para seguimiento, no como sustituto de la ficha individual.
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4. Gestión de proveedores y trabajadores
4.1 Gestionar proveedores
Cuándo es importante
Especialmente cuando:
- trabajas con facturas recurrentes
- generas remesas de pago
- necesitas preparar el Modelo 347
Paso a paso para añadir un proveedor
1. Ve a **Proveedores**.
2. Crea un proveedor nuevo o impórtalo.
3. Completa datos básicos y, si aplica, el IBAN.
4. Guarda.
Importar proveedores desde Excel
Si ya los tienes en hoja de cálculo, la importación ahorra mucho tiempo.
Categoría por defecto
Puede ayudarte a clasificar pagos recurrentes al mismo proveedor.
Proveedores eliminados y reimportación
Si una entidad ya existía y fue archivada o eliminada del circuito habitual, revísalo antes de crear duplicados.
4.2 Gestionar trabajadores
Paso a paso
1. Ve a **Trabajadores**.
2. Crea o importa la ficha.
3. Completa los datos relevantes.
4. Guarda.
Esto ayuda a ordenar:
- nóminas
- seguridad social
- informes internos
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5. Gestión de movimientos
5.1 Importar el extracto del banco
Formatos soportados
Summa admite importación bancaria en formatos habituales como CSV y Excel, según el banco:
- CSV (`.csv`, `.txt`)
- Excel (`.xlsx`, `.xls`)
Si tu banco todavía exporta en Excel antiguo (`.xls`), puedes subirlo tal cual. No hace falta convertirlo antes.
Paso a paso
1. Ve a **Movimientos**.
2. Haz clic en **Importar extracto**.
3. Selecciona el archivo.
4. Revisa la vista previa.
5. Confirma la importación.
Sobre los duplicados
El sistema intenta detectar duplicados antes de escribir:
- referencia bancaria
- fecha operativa
- importe
- otros invariantes del flujo
Si el sistema marca un solapamiento, revisa antes de confirmar.
5.2 Cómo funciona la autoasignación inteligente
Fase 1: matching por nombre
Intenta reconocer personas o entidades conocidas a partir de la descripción del banco.
Fase 2: inteligencia artificial
Si no basta con reglas simples, la IA puede sugerir categoría, siempre dentro de las opciones reales.
Fase 3: categoría por defecto
Si un contacto tiene categoría por defecto, Summa puede aprovecharla para acelerar la clasificación.
Reglas automáticas de categorización
Hay reglas deterministas para casos típicos, por ejemplo:
- lotería
- voluntariado
- Bizum
- subvenciones
- nóminas
- seguridad social
- impuestos
- suministros
- telecomunicaciones
Si la regla no encuentra una categoría compatible real, no fuerza nada y deja seguir el flujo normal.
5.3 La tabla de movimientos
El botón "Filtros"
Te permite acotar por:
- fecha
- categoría
- contacto
- cuenta bancaria
- origen
- pendientes
El menú de opciones (⋮)
Desde aquí haces acciones importantes como:
- editar
- marcar una donación fiscal
- abrir Stripe si aplica
- otras acciones según el tipo de movimiento
5.4 Editar movimientos
Se usa para corregir o completar:
- categoría
- contacto
- notas
- algunos campos editables del registro
5.4b Marcar una donación para que cuente en el 182
Qué es
Sirve para indicar que un ingreso concreto debe tratarse como donación fiscal dentro del producto.
Cuándo se usa
Cuando el ingreso no viene ya resuelto por:
- una remesa dividida
- una imputación Stripe correcta
- otro flujo que ya deja la donación fiscal bien identificada
Paso a paso
1. Abre el movimiento.
2. Revisa que el contacto sea correcto.
3. Marca la opción fiscal correspondiente.
4. Guarda.
Qué cuenta automáticamente sin tocar este botón
Ya entran por su propio flujo:
- cuotas de remesas IN bien divididas
- Stripe correctamente imputado a donante
- desgloses manuales ya creados como donación
Errores habituales
- marcar como donación algo que en realidad es otro ingreso
- no revisar el donante antes de confirmar
- olvidar que las devoluciones reducen el neto del año
Dónde encontrarlo en Summa
**Movimientos > detalle del movimiento**
5.5 Adjuntar documentos con drag & drop
Paso a paso
1. Ve a la tabla de movimientos.
2. Arrastra el archivo sobre la fila o abre el cargador.
3. Espera a que quede vinculado.
Úsalo para:
- facturas
- tickets
- justificantes
- documentos asociados al movimiento
5.6 Captura de tickets en viaje
Paso a paso
1. Desde móvil o escritorio, abre la captura rápida o el flujo disponible.
2. Sube el ticket.
3. Completa datos mínimos si faltan.
4. Guarda.
La idea es capturar rápido y completar después si hace falta.
5.7 Selección múltiple y acciones en bloque
Paso a paso
1. Selecciona varias filas.
2. Revisa cuántas has marcado.
3. Aplica la acción masiva.
4. Verifica el resultado.
Suele ser útil para:
- asignar categoría
- quitar categoría
- limpiar trabajo repetitivo
5.8 Banner de devoluciones pendientes
Si el sistema detecta devoluciones sin resolver, verás un aviso para entrar a revisarlas.
No conviene ignorarlo si se acerca:
- cierre mensual
- emisión de certificados
- Modelo 182
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6. Divisor de remesas
6.1 Qué es una remesa
Una remesa de cobro entra al banco como un ingreso agrupado. Para saber quién pagó qué y dejar trazabilidad por socio, hace falta dividirla.
Por qué hay que dividirla
Sin división:
- no ves el detalle real por persona
- el histórico del donante queda incompleto
- el 182 puede salir mal
6.2 Qué necesitas antes de empezar
1. El movimiento agregado ya importado en **Movimientos**.
2. El fichero de detalle de la remesa.
3. La base de donantes razonablemente actualizada.
6.3 Dividir remesa
Qué es
Es el flujo para convertir un único cobro agregado en cuotas o aportaciones individuales.
Cuándo se usa
Cuando recibes un ingreso agrupado del banco y necesitas repartirlo por socio o donante.
Paso a paso
1. Ve a **Movimientos**.
2. Localiza la remesa.
3. Abre el menú **⋮**.
4. Elige **Dividir remesa**.
5. Sube el fichero de detalle.
6. Mapea columnas si hace falta.
7. Revisa el matching.
8. Procesa.
Errores habituales
- usar el fichero del mes equivocado
- procesar sin revisar suficientes pendientes
- asumir que todo el matching es correcto sin mirar casos dudosos
Dónde encontrarlo en Summa
**Movimientos > fila de la remesa > ⋮ > Dividir remesa**
6.4 Socios de baja detectados
Si una remesa contiene personas dadas de baja:
- revísalo antes de procesar
- confirma si realmente debían estar en ese cobro
6.5 Vista agrupada de remesas
La remesa puede seguir viéndose como una sola línea en la tabla, pero con acceso al detalle procesado.
Cómo ver el detalle de las cuotas
Haz clic en el badge o en el detalle asociado a la remesa.
6.6 Guardar la configuración de columnas
Si siempre trabajas con el mismo banco o el mismo fichero, guardar la configuración te ahorra repetir el mapeo.
6.7 Deshacer remesa
Qué es
Permite revertir una remesa ya procesada para volver a dejar el movimiento padre en estado original.
Cuándo se usa
Cuando:
- has subido el fichero equivocado
- el matching está mal
- el mes no corresponde
Paso a paso
1. Localiza la remesa procesada.
2. Abre su detalle.
3. Haz clic en **Deshacer remesa**.
4. Confirma.
Errores habituales
- intentar reprocesar sin deshacer antes
- no revisar qué parte del trabajo dependía ya de esa remesa
Dónde encontrarlo en Summa
**Detalle de la remesa procesada**
6.a Remesas SEPA de cobro
Antes de empezar
Para generar la remesa:
- el banco debe tener ICS informado
- los socios deben tener IBAN válido
- la periodicidad debe estar razonablemente bien informada
Cómo generar la remesa
1. Ve a **Donantes > Remesas de cobro**.
2. Selecciona cuenta y periodicidad.
3. Revisa la preselección automática.
4. Añade o quita socios si hace falta.
5. Genera el XML.
6. Súbelo manualmente al banco.
Compatibilidad bancaria
Conviene validar el XML con el banco si es la primera vez.
Validaciones y casos habituales
Problemas comunes:
- socio sin IBAN
- periodicidad no informada
- ICS ausente
Después del cobro
Cuando el banco ejecute la remesa:
1. importa el extracto
2. localiza el ingreso agregado
3. usa el divisor de remesas si necesitas el detalle individual
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6b. Documentos pendientes y remesas SEPA OUT
6b.1 Qué son los documentos pendientes
Es la bandeja para trabajar facturas, nóminas o justificantes que todavía no han pasado a pago definitivo.
Sirve para:
- subir documentos
- completar datos
- preparar remesas de pago
- conciliar luego la salida bancaria
6b.2 Subir documentos pendientes
Opción A: con el botón "Subir"
1. Entra en **Movimientos > Pendientes**.
2. Haz clic en **Subir**.
3. Selecciona archivos.
4. Revisa lo extraído o completa lo que falte.
Opción B: arrastrando archivos
También puedes arrastrarlos directamente a la pantalla.
Renombrado sugerido
El sistema puede sugerir nombres útiles para mantener orden documental.
Estados de un documento
Los estados ayudan a saber si:
- falta revisar
- ya está preparado
- ya fue incluido en remesa
- ya quedó conciliado
6b.3 Generar remesa SEPA (pain.001)
Requisitos
Antes de incluir un documento en la remesa revisa:
- beneficiario correcto
- IBAN
- importe
Paso a paso
1. Selecciona los documentos válidos.
2. Haz clic en **Generar remesa SEPA**.
3. Revisa el resumen.
4. Genera el XML.
Qué hacer con el XML
El fichero no se envía solo. Debes subirlo tú al portal del banco.
6b.4 Desagregar y conciliar
Cómo funciona la detección
Cuando importas el extracto y aparece un pago agregado, Summa intenta relacionarlo con la remesa pendiente.
Paso a paso para conciliar
1. Importa el extracto.
2. Localiza el movimiento de salida.
3. Abre la propuesta de conciliación.
4. Revisa el detalle.
5. Confirma.
Qué pasa al hacer clic en "Confirmar"
La remesa queda vinculada al movimiento agregado y evita doble cómputo.
Resultado final
Tendrás:
- movimiento padre claro
- pagos vinculados
- documentos ya situados en su estado correcto
6b.5 Casos especiales
Documentos a los que les faltan datos
No conviene meterlos en remesa sin revisar:
- importe
- beneficiario
- IBAN
Remesa parcialmente ejecutada
Si el banco rechaza parte de la remesa, hay que revisar los pagos afectados manualmente.
Archivar documentos
Archiva cuando ya no deban estar en trabajo operativo.
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6c. Liquidaciones de gastos de viaje
6c.1 Dos formas de trabajar
Normalmente trabajarás con:
- tickets y justificantes
- kilometraje
6c.2 Cómo se organiza la pantalla
La vista suele separar:
- resumen
- tickets
- kilometraje
- export o PDF
6c.3 Añadir tickets con drag & drop
Arrastra el ticket o súbelo desde la pantalla de liquidación.
6c.4 Kilometraje
Registra los kilómetros y revisa el cálculo antes de cerrar.
6c.5 Generar PDF
Cuando la liquidación esté lista:
1. revisa el contenido
2. genera el PDF
3. compártelo o guárdalo según el circuito de la entidad
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7. Gestión de devoluciones bancarias
7.1 Qué es una devolución
Es un recibo que el banco no ha podido cobrar y devuelve.
Motivos habituales
- cuenta cancelada
- saldo insuficiente
- IBAN erróneo
Por qué es importante gestionarla bien
Porque afecta a:
- neto anual del donante
- histórico real
- Modelo 182
- certificados
7.2 Cómo saber si tengo devoluciones pendientes
Lo verás en:
- dashboard
- banner de movimientos
- listados específicos
7.3 Asignar devoluciones manualmente
Paso a paso
1. Abre la devolución.
2. Busca el donante correcto.
3. Asócialo manualmente.
4. Guarda.
Úsalo cuando hay pocos casos o el fichero bancario no ayuda.
7.4 Importar devoluciones del banco
Bancos soportados
Depende del formato bancario disponible en el flujo.
Paso a paso
1. Ve a **Movimientos**.
2. Abre **Importar devoluciones del banco**.
3. Sube el fichero.
4. Revisa propuestas de matching.
5. Corrige pendientes.
6. Procesa.
Cómo hace el matching
Se basa en la información disponible del banco y en la base de donantes ya existente.
7.5 Devoluciones agrupadas (remesas)
Si el banco agrupa varias devoluciones en un único movimiento, Summa permite tratarlas como remesa de devoluciones.
7.6 Remesas parciales
Cuando solo parte de la remesa puede resolverse:
- procesa solo cuando entiendas lo que queda pendiente
- corrige datos y vuelve a revisar
7.7 Impacto en los informes
Las devoluciones:
- restan al neto del donante
- pueden sacar a una persona del 182 si el total neto queda en cero o menos
7.8 Deshacer una remesa de devoluciones
Paso a paso
1. Localiza la remesa de devoluciones ya procesada.
2. Abre el detalle.
3. Haz clic en **Deshacer remesa**.
4. Confirma.
Usa esto si se procesó mal o si el matching era incorrecto.
7.9 Checklist mensual de devoluciones
Flujo mensual
1. Importa el extracto del mes.
2. Revisa si hay banner de devoluciones pendientes.
3. Sube el fichero de devoluciones si lo tienes.
4. Corrige los casos no resueltos.
5. Comprueba el impacto en la ficha del donante.
Antes de enero
Antes de generar el 182:
- deja resueltas las devoluciones del año
- comprueba que no queda pendiente nada fiscalmente relevante
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8. Donaciones vía Stripe
8.1 Qué es Stripe y cómo funciona
Stripe agrupa varias donaciones online y transfiere al banco un neto después de comisiones.
El problema
En el banco ves una sola transferencia, pero realmente puede incluir:
- varias donaciones
- comisiones
- ajustes
8.2 Cómo imputar un payout de Stripe
Paso 1: localiza el movimiento
Ve a **Movimientos** y busca el abono de Stripe.
Paso 2: abre la imputación
Menú **⋮** → **Imputar Stripe**
Paso 3: importa desde Stripe
1. Haz clic en **Importar desde Stripe**.
2. Summa carga payouts recientes en estado `paid`.
3. Elige el que cuadra con el banco.
4. Cárgalo.
Esta es la vía principal.
Paso 4: usa CSV solo como vía secundaria
Si la sync no está disponible:
1. entra en Stripe
2. exporta pagos con columnas estándar
3. sube el CSV a Summa
No conviene abrirlo ni modificarlo con Excel antes.
Paso 5: revisa el matching
El sistema intenta identificar por email.
Estados habituales:
- **Identificado**
- **Pendiente de asignación**
No confirmes si todavía quedan pendientes críticos.
Paso 6: verifica que cuadra
Revisa:
- total imputado
- importe del banco
- diferencia
Si hay diferencia, entiéndela antes de confirmar.
Paso 7: confirma la imputación
Al confirmar:
- el movimiento del banco se conserva como padre
- el payout queda marcado como imputado
- la imputación se escribe en `donations`
- el ledger principal no se llena de líneas hijas nuevas
Si te equivocas:
- usa **Deshacer imputación Stripe**
- vuelve a imputar el payout limpio
8.3 Buenas prácticas
- empieza por **Importar desde Stripe**
- deja el CSV o la edición manual como plan B
- revisa todos los pendientes de asignación
- no intentes arreglarlo creando movimientos manuales en el ledger
- si algo salió mal, deshaz y repite limpio
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9. Informes fiscales
Acceso a la generación fiscal (182 / 347)
Los modelos fiscales se generan desde **Informes** y pueden requerir permiso específico.
9.1 Modelo 182 — Declaración de donaciones
Qué es
La declaración informativa de donativos.
Plazo
**31 de enero** del año siguiente.
Requisitos por donante
Revisa como mínimo:
- nombre
- DNI/CIF
- código postal
Paso a paso (Excel para gestoría)
1. Ve a **Informes > Modelo 182**.
2. Elige el año.
3. Revisa alertas y excluidos.
4. Corrige datos si hace falta.
5. Genera el Excel.
De dónde sale lo que ves en el 182
Dentro de Summa cuentan como donación fiscal:
- ingresos marcados correctamente
- remesas IN bien divididas
- Stripe imputado a donante
- desgloses manuales ya clasificados como donación
No entran:
- pendientes sin revisar
- Stripe sin donante
- devoluciones sin imputar
Exportación directa a la AEAT (fichero oficial)
Además del Excel, Summa puede generar el fichero oficial `.txt`.
Paso corto:
1. genera el informe
2. haz clic en **Export AEAT (fichero oficial)**
3. descarga el `.txt`
4. súbelo a la sede electrónica
Si hay donantes excluidos, revísalos antes de presentar.
9.2 Modelo 347 — Operaciones con terceros
Qué es
La declaración de operaciones con terceros que superan el umbral legal.
Plazo
**28 de febrero**
Paso a paso
1. Ve a **Informes > Modelo 347**.
2. Elige el año.
3. Revisa NIF y datos mínimos.
4. Genera el CSV o export correspondiente.
9.3 Certificados de donación
Certificado individual
1. Abre la ficha del donante.
2. Haz clic en **Generar certificado**.
3. Elige el año.
4. Descarga el PDF.
Certificados masivos
1. Ve a **Informes > Certificados**.
2. Elige el año.
3. Genera todos o una selección.
Enviar certificados por email desde Summa
Si el flujo está habilitado:
- puedes enviar individualmente
- o en bloque
Antes de enviar revisa:
- que el donante tenga email
- que el total neto sea positivo
- que el año sea correcto
9.4 Cierre de mes
Circuito recomendado:
1. Importa el último extracto pendiente.
2. Revisa movimientos sin categoría o sin contacto.
3. Resuelve remesas, devoluciones y Stripe pendientes.
4. Comprueba si faltan documentos relevantes.
5. Revisa el dashboard con el mes ya cerrado.
6. Si necesitas compartir el resultado, prepara el resumen o el paquete del periodo.
No se trata de bloquear el mes de forma contable dentro de la app, sino de dejar el periodo suficientemente limpio para gobernanza interna, junta o gestoría.
9.5 Cierre de año fiscal
Antes de generar el 182 y los cierres anuales, revisa como mínimo:
1. Donantes con DNI/CIF o código postal incompletos.
2. Devoluciones sin asignar.
3. Stripe sin donante asignado.
4. Remesas todavía sin dividir cuando afectan a cuotas o donaciones.
5. Certificados y datos de entidad si vais a enviarlos desde la app.
6. Paquete de cierre si debes entregar documentación a contabilidad o auditoría.
La mejor estrategia es llegar a enero con el trabajo revisado durante el año, no empezar entonces desde cero.
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10. Proyectos y justificación de subvenciones
10.1 Ejes de actuación (uso básico)
Cuándo usarlos
Cuando necesitas una clasificación básica por área o línea de trabajo sin entrar todavía en el módulo avanzado.
Crear un proyecto
1. Ve a **Proyectos**.
2. Crea el eje o proyecto.
3. Pon nombre y datos mínimos.
4. Guarda.
Asignar movimientos
Una vez creado, podrás vincular movimientos relacionados.
10.2 Módulo de Proyectos (avanzado)
Antes de empezar
Tiene sentido cuando necesitas:
- justificar subvenciones
- repartir gastos por proyecto
- trabajar presupuesto y ejecución
Navegación
Dentro del módulo verás vistas de:
- proyectos
- gastos
- presupuesto
- asignaciones
Pantalla de Gestión Económica
Es la pantalla clave para revisar y repartir gasto real.
Qué encontrarás en esta pantalla
Suele incluir:
- listado de gastos
- filtros
- detalle
- asignaciones
Buscador y filtros
Úsalos para localizar:
- un gasto concreto
- un proyecto
- pendientes de revisión
Imputar un gasto a proyecto
1. Abre el gasto.
2. Selecciona proyecto o partida.
3. Indica porcentaje o importe según el flujo.
4. Guarda.
Cuando un gasto va a varios proyectos
El mismo gasto puede repartirse si la pantalla lo permite. Revisa siempre el total antes de confirmar.
Cómo se ve en el listado general
El listado principal debe dejar claro:
- si el gasto está asignado
- a qué proyecto
- con qué reparto
Cómo se ve dentro de cada proyecto
Cada proyecto debería reflejar solo la parte que realmente le corresponde.
Qué pasa si cambias el porcentaje
El reparto y los importes vinculados se actualizan según el flujo de asignación.
Crear y editar gastos de terreno
Si trabajas con gastos de terreno o captura rápida, puedes crear registros específicos y completarlos más adelante.
Gestión de documentos en la misma tabla
Puedes adjuntar justificantes en el propio circuito del gasto para no irte a herramientas externas.
Si un movimiento tiene más de un justificante, puedes abrir el listado completo desde el icono de documento, marcar cuál es el **documento principal** y abrir cualquier comprobante en una **pestaña nueva** sin salir de la pantalla de trabajo.
Detalle de un gasto bancario
Desde el detalle puedes revisar:
- origen
- documento
- asignación
- proyecto
10.3 Gestión económica del proyecto (presupuesto)
Dónde encontrarla
Dentro del proyecto o en la vista de presupuesto.
Qué encontrarás
- partidas
- importe previsto
- ejecución
- desvíos
Si todavía no tienes partidas
Puedes empezar con una estructura mínima y refinar después.
Crear partidas manualmente
Útil cuando el presupuesto es pequeño o todavía no tienes Excel definitivo.
Importar partidas desde Excel
Útil cuando la subvención o el presupuesto ya viene estructurado.
Entender cada partida
Conviene revisar:
- nombre
- importe previsto
- agrupación
- ejecución asociada
Editar o eliminar partidas
Hazlo con cuidado si ya hay gasto asignado.
Moneda local y tipo de cambio (FX)
Si el proyecto trabaja con moneda local:
- revisa el tipo de cambio
- entiende cuándo es manual y cuándo se reaplica
Transferencias FX
Las transferencias en moneda extranjera requieren revisar la conversión para no deformar la justificación.
Reaplicar tipo de cambio
Solo conviene hacerlo si entiendes qué registros dependen de ese valor.
Ver gastos del proyecto o de una partida
Usa los filtros del propio módulo para bajar al detalle real.
10.4 Modo "Cuadrar justificación"
Dos modos
Este modo ayuda a decidir si:
- trabajas desde el presupuesto hacia el gasto
- o desde el gasto real hacia la justificación
10.5 Captura de gastos de terreno
Cómo funciona
Sirve para capturar rápido:
- facturas
- recibos
- nóminas
- gastos todavía incompletos
Desde el móvil
Es útil para subir evidencia en el momento y completar después desde escritorio.
10.6 Exportar justificación a Excel
Cómo hacerlo
1. Abre el proyecto.
2. Ve a la vista de justificación o presupuesto.
3. Exporta el Excel.
Qué contiene el Excel
Normalmente incluye:
- gastos asignados
- partidas
- importes
- datos de apoyo para revisión
Si un mismo gasto tiene más de un justificante, el Excel mantiene una sola fila económica y el ZIP de comprobantes conserva todos los archivos relacionados con el mismo orden. El `manifest.csv` ayuda a seguir la correspondencia entre filas y documentos.
10.7 Drag & drop de documentos
Qué conviene saber
Ayuda a mantener unidos:
- el gasto
- el justificante
- la futura exportación o auditoría
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10b. Paquete de cierre
10b.1 Qué es el Paquete de cierre
Es un ZIP pensado para cierres, revisión externa o gestoría.
Puede incluir:
- Excel de movimientos
- documentos adjuntos
- resumen
- material de apoyo
10b.2 Cómo generarlo
Paso a paso
1. Ve a **Movimientos**.
2. Abre el menú **⋮**.
3. Elige **Paquete de cierre**.
4. Selecciona el periodo.
5. Genera el ZIP.
Límites
Si el periodo es demasiado grande o tiene demasiados documentos, prueba por meses o trimestres.
10b.3 Contenido del ZIP
Revísalo antes de enviarlo fuera de la entidad.
10b.4 `movimientos.xlsx`
Es el fichero principal para revisión contable u operativa.
Cómo relacionar movimientos con documentos
La gracia del paquete es que el Excel y los documentos se puedan seguir sin entrar en la app.
10b.5 Carpeta `debug/`
Es material técnico. Normalmente no hace falta enviarlo.
10b.6 Qué enviar a contabilidad
Para un cierre estándar suele bastar con:
- ZIP principal
- Excel de movimientos
- documentos relevantes
10b.7 Preguntas frecuentes
Por qué faltan documentos
Suele significar que:
- no estaban adjuntos
- o no se pudieron descargar correctamente
Puedo generar paquetes de periodos anteriores
Sí, si los datos y documentos siguen estando en el sistema.
El ZIP tarda mucho
Es normal si el periodo tiene muchos documentos.
Los importes salen como texto en Excel
Puede depender de la configuración regional de Excel.
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11. Resolución de problemas
11.0 Cómo buscar ayuda dentro de Summa
Dentro del producto tienes tres ayudas reales:
- `?` contextual
- manual
- bot
Úsalas así:
- si estás dentro de una pantalla concreta, empieza por `?`
- si el proceso es largo o sensible, abre el manual
- si no sabes ni por dónde empezar, pregunta al bot
11.1 Problemas de acceso
Casos típicos:
- email o contraseña incorrectos
- invitación no encontrada
- sesión cerrada por seguridad
Si no recuerdas la contraseña, usa el flujo de recuperación desde login.
11.2 Problemas con datos
Casos típicos:
- importaste el extracto dos veces
- no ves algo por el filtro de fechas
- un dato fiscal está incompleto
11.3 Problemas con remesas
Casos típicos:
- el fichero no corresponde
- el matching es malo
- necesitas deshacer para volver a procesar
11.3b Problemas con remesas SEPA (pain.008)
Casos típicos:
- falta ICS
- el socio no tiene IBAN
- la periodicidad no permite preselección
- el banco rechaza el XML
11.4 Problemas con informes
Casos típicos:
- el 182 excluye donantes
- las devoluciones no cuadran
- el certificado no se genera
11.5 Mensajes de error habituales
Ejemplos típicos:
- falta de permisos
- datos incompletos
- IBAN no válido
- duplicado detectado
Cuando haya duda:
1. copia el mensaje exacto
2. anota qué estabas haciendo
3. reintenta
4. si persiste, usa bot o soporte con el texto literal
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12. Glosario
| Término | Definición |
|---|---|
| Remesa | Cobro o pago agrupado |
| Devolución | Recibo retornado por el banco |
| Payout | Transferencia de Stripe al banco |
| Modelo 182 | Declaración informativa de donaciones |
| Modelo 347 | Operaciones con terceros |
| Socio | Donante recurrente |
| Matching | Identificación automática de la persona o entidad correcta |
| Proyecto | Estructura para justificar y ordenar gasto |
| Paquete de cierre | ZIP con movimientos y documentos para revisión externa |
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Nota final
La idea de Summa no es que sepas contabilidad técnica avanzada dentro de la app, sino que puedas llevar una operativa limpia, revisable y fiscalmente defendible sin depender de hojas sueltas.
Si algo no cuadra, no fuerces el dato:
- revisa
- deja pendiente lo dudoso
- usa el flujo correcto
- y deshaz cuando el producto lo permita
Eso es mucho más seguro que improvisar.