Guia
Com preparar la justificació d’una subvenció
Un recorregut per ordenar despeses, reunir justificants i comprovar el paquet documental abans de presentar-lo al finançador.
1. Comenceu pels documents del finançador
Reuniu les bases, la resolució, el pressupost aprovat, els models de justificació i les modificacions autoritzades. Anoteu els períodes i el termini de presentació que hi consten.
- Identifiqueu quins models i annexos heu d’emplenar.
- Anoteu quines evidències econòmiques i d’activitat us demanen.
- Si un criteri és ambigu, confirmeu-lo amb el finançador abans de donar-lo per resolt.
2. Prepareu una relació única de despeses
Per cada despesa, relacioneu el concepte, el proveïdor, la data, l’import, la partida del pressupost i la font de finançament. Feu servir una referència estable per recuperar els documents.
- Separeu l’import total de la despesa de l’import imputat.
- Comproveu que els imports coincideixen amb els documents.
- Reviseu les imputacions entre finançadors per detectar duplicitats.
3. Relacioneu els justificants
Associeu a cada despesa la factura o rebut i l’evidència de pagament corresponent. Una factura acredita una despesa; el pagament necessita la seva pròpia evidència.
- Reviseu llegibilitat, dates i imports.
- Marqueu els documents absents o les correspondències ambigües.
- Reuniu les altres evidències que demanin els models del finançador.
4. Reviseu i prepareu la presentació
Compareu pressupost i execució, expliqueu les diferències i feu quadrar els totals dels models amb la relació de despeses. Reviseu també la memòria d’activitats i els annexos requerits.
- Documenteu cada punt pendent i qui l’ha de resoldre.
- Comproveu signatures, formats i noms dels fitxers.
- Després de presentar, conserveu el paquet final i el justificant de registre.
La guia ajuda a organitzar la feina. Els requisits i els models aplicables són els que estableix el vostre finançador per a la convocatòria concreta.