Quan val la pena passar dels fulls de càlcul a un programari

Quan els fulls encara us serveixen

Un full ben mantingut pot funcionar si hi ha poc volum, un responsable clar i una revisió regular. Valoreu el temps que hi dediqueu i la facilitat per recuperar un document o explicar un import.

Senyals que el circuit s’ha quedat petit

El canvi té sentit quan els problemes són recurrents i reunir la informació exigeix massa feina.

• Copieu la mateixa informació en diversos fulls.
• Costa saber quina versió és l’actual o qui ha revisat cada dada.
• Buscar una factura o relacionar un pagament consumeix temps.
• Quotes, devolucions o projectes requereixen comprovacions manuals repetides.

Valoreu el circuit complet

Compareu què costa mantenir els comptes al dia, preparar la informació per a la gestoria i reunir una justificació. Incloeu el temps de l’equip, la implantació i l’acompanyament en la valoració.

• Enumereu tres feines que voleu simplificar.
• Reviseu quines dades podreu importar i quines sortides necessiteu.
• Demaneu una demostració d’un cas que s’assembli al vostre.

Comenceu amb un cas acotat

Prepareu un període i un circuit concrets. Reviseu imports, documents i resultats amb les persones que hi treballaran abans d’ampliar l’ús. L’eina aporta valor quan el procés és clar i l’equip el pot mantenir.

• Definiu qui prepara, revisa i resol els pendents.
• Acordeu com conservareu els documents i recuperareu la informació.
• Comproveu el resultat del primer cas abans de donar el canvi per acabat.