El inicio de curso es un buen momento para revisar la gestión económica de vuestra entidad social: poner al día los movimientos bancarios, comprobar las cuotas, prever los pagos y recuperar las justificaciones pendientes. También conviene asegurarse de que las autorizaciones y la documentación jurídica siguen vigentes.
Con la reanudación de las actividades, vuelven los gastos y los compromisos. Puede haber quedado algún recibo devuelto sin resolver, una factura pendiente de localizar o una subvención concedida que todavía no se ha cobrado.
Esta guía os propone siete comprobaciones para saber con qué recursos empezáis, detectar pendientes y repartir las tareas entre el equipo de gestión y la junta o el patronato.
1. Conciliación bancaria: poner al día ingresos y gastos
Empezad revisando los extractos de todas las cuentas hasta una misma fecha. Comparadlos con vuestro registro económico para detectar movimientos que faltan, duplicados o importes sin identificar.
Para cada cobro o pago, conviene saber a qué corresponde, con quién está relacionado y qué documento lo justifica, cuando proceda.
Prestad especial atención a los importes agrupados. Un abono de una remesa puede incluir muchas cuotas; una liquidación de una plataforma de donaciones puede descontar comisiones. Conocer este detalle es necesario para entender qué se ha cobrado.
Comprobación práctica: ¿otra persona del equipo podría entender los movimientos del verano sin tener que preguntar por cada uno?
2. Cuotas de socios, donaciones y recibos devueltos
Antes de preparar los próximos cobros, revisad las altas y bajas, los cambios de cuota, la periodicidad de las aportaciones y los datos bancarios comunicados.
Recuperad también las devoluciones pendientes: a quién corresponde cada recibo, cuál es el motivo y cómo se hará el seguimiento.
Distinguir los recibos pasados por el banco, los cobrados y los que nos han venido devueltos es clave para poder enviar los certificados de donación correspondientes y para preparar correctamente el Modelo 182 a principios del año próximo.
3. Previsión de tesorería: ¿qué pagos podréis asumir?
El saldo bancario debe leerse junto a los pagos comprometidos y los cobros previstos.
Podéis tener dinero en la cuenta que esté destinado a un proyecto concreto. O disponer de una subvención concedida, pero que solo cobraréis dentro de dos o tres meses. Debéis prever tensiones de tesorería a partir de los saldos actuales y de los compromisos que sabéis que tenéis a lo largo del año.
Preparad una previsión de los próximos tres meses con:
- El saldo de partida.
- Los cobros previstos y la fecha estimada.
- Los pagos comprometidos y los vencimientos.
- El margen disponible si algún ingreso se retrasa.
Separad los ingresos confirmados de los que todavía dependen de una resolución o de una campaña. Esta distinción ayuda a decidir cuándo podéis asumir nuevos gastos.
4. Presupuesto de la entidad: comparar la previsión con la realidad
Contrastad el presupuesto que teníais previsto a principios de año con los ingresos y los gastos acumulados. Quizás una actividad ha crecido, un servicio se ha encarecido o una fuente de financiación será inferior a la prevista.
Revisad tanto el conjunto de la entidad como los proyectos principales. Un resultado global equilibrado puede esconder una actividad que necesita más recursos de los previstos.
La revisión debería terminar con decisiones concretas: ajustar un gasto, buscar financiación adicional o actualizar una previsión. Dejad constancia de quién debe validar cada cambio.
5. Subvenciones y justificaciones: recuperar plazos y documentos
Para cada proyecto financiado, tened localizados la resolución, el presupuesto aceptado, las condiciones aplicables y los plazos de ejecución y justificación.
Después, contrastad esta información con los gastos realizados, los pagos y los documentos disponibles.
Una factura archivada es solo una parte del seguimiento. También hay que saber a qué proyecto se asigna, qué importe se imputa y si disponéis de la evidencia del pago cuando el financiador la requiere.
Si repartís un gasto entre varias financiaciones, dejad claro el reparto. Preparar la justificación económica durante la ejecución permite detectar carencias mientras todavía hay tiempo de corregirlas.
6. Datos fiscales y documentación para la gestoría
Aunque organicéis las actividades por cursos, mantened presentes las fechas del ejercicio económico y el calendario fiscal de la entidad.
Revisad los datos identificativos de donantes y proveedores, resolved las aportaciones sin identificar y comprobad que las devoluciones están recogidas correctamente.
Acordad con la gestoría qué información necesitará y cuándo se la haréis llegar. Si os corresponde preparar el Modelo 182, el Modelo 347 o certificados de donación, tener los datos revisados reduce las correcciones de última hora.
Tened en cuenta que a finales de septiembre ya se cierra el tercer trimestre del año y habrá que preparar el paquete de información para la gestoría: los extractos, las facturas, etc.
7. Documentación jurídica, autorizaciones y accesos
La gestión económica también depende de quién puede operar y representar a la organización. Si ha habido relevos, revisad las autorizaciones bancarias, los accesos a las herramientas de gestión y la situación de los cargos de gobierno.
Comprobad también el funcionamiento y la vigencia del certificado digital, la disponibilidad de los estatutos actuales y los seguros y permisos de las actividades previstas.
Lista de comprobación para la primera reunión de curso
Podéis utilizar esta lista para repartir los pendientes:
- Movimientos de todas las cuentas revisados hasta una misma fecha.
- Cuotas actualizadas y devoluciones identificadas.
- Previsión de cobros y pagos de los próximos meses.
- Desviaciones del presupuesto revisadas.
- Plazos de subvenciones y justificantes pendientes localizados.
- Información y fechas de entrega acordadas con la gestoría.
- Autorizaciones, certificado digital y documentación jurídica comprobados.
Asignad una persona responsable y una fecha a cada pendiente. Esto facilita que la revisión se traduzca en tareas resueltas.
¿Cómo ayuda Summa Social en la gestión económica de la entidad?
Summa Social relaciona movimientos bancarios, contactos y documentación para facilitar el control de los ingresos y los gastos. Permite seguir cuotas y devoluciones y preparar certificados e información fiscal. Además, os ayuda a preparar el paquete trimestral para la gestoría.
Según el plan contratado, también incorpora documentos vinculados a los movimientos, seguimiento presupuestario de proyectos, asignación de gastos y preparación de documentación para justificaciones. Podéis consultar las funcionalidades de Summa Social.
Si empezar el curso os obliga a cruzar hojas de cálculo, buscar facturas en el correo y reconstruir cobros, contactad con Summa Social en hola@summasocial.app. Revisaremos cómo lleváis la gestión económica y si la herramienta encaja con vuestras necesidades.