A les associacions, fundacions i ONG de l'Estat espanyol, el tancament trimestral no és una mania comptable: és el punt on convergeixen tres obligacions que no admeten retards — les declaracions fiscals davant l'AEAT, la comptabilitat interna que exigeixen el Codi de Comerç i el Pla General Comptable, i el seguiment econòmic dels projectes subvencionats que després hauràs de justificar.
Qui salta aquest ritme trimestral no ho nota immediatament. Ho nota al gener, quan arriba la campanya fiscal; o pitjor, mesos després, quan l'organisme finançador reclama un justificant de pagament que ningú va demanar a temps.
Aquesta guia és la checklist pràctica perquè cap d'aquestes peces quedi penjada. Al final del post trobaràs la checklist completa en PDF descarregable.
Què has de tancar cada trimestre (i quan)
1. Les declaracions fiscals
| Model | Què declara | Termini general |
|---|---|---|
| 303 | IVA (si factures amb IVA o fas activitat subjecta) | De l'1 al 20 del mes següent al trimestre |
| 111 | Retencions d'IRPF (nòmines, professionals autònoms) | De l'1 al 20 del mes següent al trimestre |
| 115 | Retencions per lloguers | De l'1 al 20 del mes següent al trimestre |
Tres detalls que a les entitats socials costen diners:
- Retenció a professionals: 15% general, però 7% si el professional és al seu any d'inici d'activitat o als dos següents — sempre que t'ho demani per escrit. Sense petició escrita, per defecte et toca retenir el 15%. I si reps una factura d'un autònom sense casella de retenció, la retenció la practiques tu igualment: pagar-la sencera no t'exonera.
- L'IVA exent no és IVA gratis. Les activitats d'assistència social, educatives o culturals poden estar exentes (article 20 de la Llei 37/1992 de l'IVA), però llavors no pots deduir-te l'IVA soportat en les compres lligades a aquella activitat: els 210 € d'IVA d'una compra d'1.000 € són cost real del projecte. Pressuposta-ho així.
- La exenció és per activitat, no per entitat. Una mateixa fundació pot tenir formació exenta, botiga solidària subjecta a IVA i lloguers amb retenció. Cada flux cal analitzar-lo; si hi ha barreja, pot tocar calcular prorrata.
Si presents fora de termini, l'article 27 de la Llei General Tributària aplica recàrrecs creixents: 1% més 1% addicional per cada mes complet de retard, fins a un 15% + interessos si passen 12 mesos. Un dia de retard ja és un 1% sobre el total a ingressar.
2. La comptabilitat interna
El PGC (i la seva adaptació a les entitats sense fins lucratius) exigeix comptabilitat regular tot l'any, no només al desembre. El tancament trimestral inclou:
- Conciliació bancària de tots els comptes i caixa. Si el banc no quadra, res quadra.
- Registrar pendents: factures rebudes no pagades, factures per rebre (accruals), nòmines meritades no pagades.
- Comprovar provisions i periodificacions del trimestre.
3. El seguiment dels projectes subvencionats
Aquí és on el tancament trimestral paga de veritat. La Llei 38/2003 General de Subvencions exigeix una compte justificativa amb justificants de despesa vinculats a l'activitat: factura + comprovant de pagament + relació clara amb el projecte. El tancament trimestral és l'única oportunitat raonable de detectar buits mentre encara es poden reclamar: una factura sense comprovant bancari detectada avui es resol; detectada en la justificació final, és un reintegro.
Revisions mínimes per projecte:
- Imputació de despeses al projecte i font de finançament correctes
- Respecte del període elegible (una despesa anterior a l'inici no es pot imputar)
- Límits per concepte (% de personal, % d'indirectes...) segons les bases de la convocatoria
- Coherència entre % executat i % de temps transcorregut del projecte
- Vigilar el sobrefinançament de la mateixa despesa entre dues fonts
I una obligació anual que es cuina trimestralment: el model 347, la declaració d'operacions amb tercers. Si superes 3.005,06 € anuals amb un mateix tercer (IVA inclòs), hi apareixes. Atenció: les entitats de caràcter social han de declarar proveïdors encara que no facin activitat empresarial, i les subvencions rebudes que superin l'import també es declaren. Es presenta al febrer i les sancions per omissió van dels 300 als 20.000 €.
Descarrega la checklist completa (PDF)
Hem preparat una fulla d'una pàgina amb tots els passos del tancament, pensada per imprimir i marcar cada trimestre: banc i caixa, comptabilitat, projectes, fiscal i informes.
Descarrega la checklist del tancament trimestral (PDF)
Preguntes freqüents
Una associació sense treballadors ha de presentar el model 111?
No, si no paga nòmines ni factures de professionals amb retenció. Però si contracta serveis d'autònoms professionals, normalment sí que hi ha retenció i, per tant, model 111.
Si la meva activitat està exenta d'IVA, he de presentar el 303?
Depèn: si no realitzes cap activitat subjecta ni tens obligació de repercutir, generalment no. Però moltes entitats fan barreja d'activitats subjectes i exentes; en cas de dubte, cal analitzar activitat per activitat abans de donar-te de baixa.
Què passa si presento un model un dia tard?
Recàrrec de l'article 27 LGT: 1% + 1% per mes complet de retard, 15% passats 12 mesos, amb interessos de demora. Millor un calendari amb alerta prèvia que confiar en la memòria.
Cada quant cal revisar les despeses dels projectes?
Cada trimestre, com a mínim. Esperar a la justificació final converteix errors corregibles en reintegros.