L’inici de curs és un bon moment per revisar la gestió econòmica de la vostra entitat social: posar al dia els moviments bancaris, comprovar les quotes, preveure els pagaments i recuperar les justificacions pendents. També convé assegurar-se que les autoritzacions i la documentació jurídica continuen vigents.
Amb la represa de les activitats, tornen les despeses i els compromisos. Pot haver quedat algun rebut retornat sense resoldre, una factura pendent de localitzar o una subvenció concedida que encara no s’ha cobrat.
Aquesta guia us proposa set comprovacions per saber amb quins recursos comenceu, detectar pendents i repartir les tasques entre l’equip de gestió i la junta o el patronat.
1. Conciliació bancària: posar al dia ingressos i despeses
Comenceu revisant els extractes de tots els comptes fins a una mateixa data. Compareu-los amb el vostre registre econòmic per detectar moviments que falten, duplicats o imports sense identificar.
Per a cada cobrament o pagament, convé saber a què correspon, amb qui està relacionat i quin document el justifica, quan escau.
Pareu especial atenció als imports agrupats. Un abonament d’una remesa pot incloure moltes quotes; una liquidació d’una plataforma de donacions pot descomptar comissions. Conèixer aquest detall és necessari per entendre què s’ha cobrat.
Comprovació pràctica: una altra persona de l’equip podria entendre els moviments de l’estiu sense haver de preguntar per cadascun?
2. Quotes de socis, donacions i rebuts retornats
Abans de preparar els pròxims cobraments, reviseu les altes i baixes, els canvis de quota, la periodicitat de les aportacions i les dades bancàries comunicades.
Recupereu també les devolucions pendents: a qui correspon cada rebut, quin n’és el motiu i com se’n farà el seguiment.
Distingir els rebuts passats pel banc, els cobrats i els que ens han vingut retornats és clau per poder enviar els certificats de donació corresponents i per preparar correctament el Model 182 a principis de l’any vinent.
3. Previsió de tresoreria: quins pagaments podreu assumir?
El saldo bancari s’ha de llegir al costat dels pagaments compromesos i dels cobraments previstos.
Podeu tenir diners al compte que estiguin destinats a un projecte concret. O disposar d’una subvenció concedida, però que només cobrareu d’aquí a dos o tres mesos. Heu de preveure tensions de tresoreria a partir dels saldos actuals i dels compromisos que sabeu que teniu al llarg de l’any.
Prepareu una previsió dels pròxims tres mesos amb:
- El saldo de partida.
- Els cobraments previstos i la data estimada.
- Els pagaments compromesos i els venciments.
- El marge disponible si algun ingrés s’endarrereix.
Separeu els ingressos confirmats dels que encara depenen d’una resolució o d’una campanya. Aquesta distinció ajuda a decidir quan podeu assumir noves despeses.
4. Pressupost de l’entitat: comparar la previsió amb la realitat
Contrasteu el pressupost que teníeu previst a principis d’any amb els ingressos i les despeses acumulats. Potser una activitat ha crescut, un servei s’ha encarit o una font de finançament serà inferior a la prevista.
Reviseu tant el conjunt de l’entitat com els projectes principals. Un resultat global equilibrat pot amagar una activitat que necessita més recursos dels previstos.
La revisió hauria d’acabar amb decisions concretes: ajustar una despesa, buscar finançament addicional o actualitzar una previsió. Deixeu constància de qui ha de validar cada canvi.
5. Subvencions i justificacions: recuperar terminis i documents
Per a cada projecte finançat, tingueu localitzats la resolució, el pressupost acceptat, les condicions aplicables i els terminis d’execució i justificació.
Després, contrasteu aquesta informació amb les despeses realitzades, els pagaments i els documents disponibles.
Una factura arxivada és només una part del seguiment. També cal saber a quin projecte s’assigna, quin import s’hi imputa i si disposeu de l’evidència del pagament quan el finançador la requereix.
Si repartiu una despesa entre diversos finançaments, deixeu-ne clar el repartiment. Preparar la justificació econòmica durant l’execució permet detectar mancances mentre encara hi ha temps de corregir-les.
6. Dades fiscals i documentació per a la gestoria
Encara que organitzeu les activitats per cursos, mantingueu presents les dates de l’exercici econòmic i el calendari fiscal de l’entitat.
Reviseu les dades identificatives de donants i proveïdors, resoleu les aportacions sense identificar i comproveu que les devolucions estan recollides correctament.
Acordeu amb la gestoria quina informació necessitarà i quan l’hi fareu arribar. Si us correspon preparar el Model 182, el Model 347 o certificats de donació, tenir les dades revisades redueix les correccions d’última hora.
Tingueu en compte que a finals de setembre ja es tanca el tercer trimestre de l’any i caldrà preparar el paquet d’informació per a la gestoria: els extractes, les factures, etc.
7. Documentació jurídica, autoritzacions i accessos
La gestió econòmica també depèn de qui pot operar i representar l’organització. Si hi ha hagut relleus, reviseu les autoritzacions bancàries, els accessos a les eines de gestió i la situació dels càrrecs de govern.
Comproveu també el funcionament i la vigència del certificat digital, la disponibilitat dels estatuts actuals i les assegurances i permisos de les activitats previstes.
Llista de comprovació per a la primera reunió de curs
Podeu utilitzar aquesta llista per repartir els pendents:
- Moviments de tots els comptes revisats fins a una mateixa data.
- Quotes actualitzades i devolucions identificades.
- Previsió de cobraments i pagaments dels pròxims mesos.
- Desviacions del pressupost revisades.
- Terminis de subvencions i justificants pendents localitzats.
- Informació i dates de lliurament acordades amb la gestoria.
- Autoritzacions, certificat digital i documentació jurídica comprovats.
Assigneu una persona responsable i una data a cada pendent. Això facilita que la revisió es tradueixi en tasques resoltes.
Com ajuda Summa Social en la gestió econòmica de l’entitat?
Summa Social relaciona moviments bancaris, contactes i documentació per facilitar el control dels ingressos i les despeses. Permet seguir quotes i devolucions i preparar certificats i informació fiscal. A més, us ajuda a preparar el paquet trimestral per a la gestoria.
Segons el pla contractat, també incorpora documents vinculats als moviments, seguiment pressupostari de projectes, assignació de despeses i preparació de documentació per a justificacions. Podeu consultar les funcionalitats de Summa Social.
Si començar el curs us obliga a creuar fulls de càlcul, buscar factures al correu i reconstruir cobraments, contacteu amb Summa Social a hola@summasocial.app. Revisarem com porteu la gestió econòmica i si l’eina encaixa amb les vostres necessitats.