Una persona dedica la meitat de la jornada a un projecte, un 40% a un altre i un 30% a un tercer. Mirats per separat, els tres percentatges poden semblar raonables. Quan els sumes, aquella persona està imputada al 120%.
Aquest tipus d’error costa de detectar perquè les justificacions se solen revisar per projectes. Cada expedient té el seu pressupost, el seu finançador, els seus terminis i el seu Excel. El primer projecte pot quadrar, el segon també i el tercer igual. És quan mirem el cost de la persona en conjunt que apareix el problema.
No és una situació estranya en entitats que comparteixen personal de coordinació, administració o intervenció entre diversos projectes. Tampoc cal que hi hagi una voluntat d’imputar dues vegades el mateix cost. Sovint n’hi ha prou que cada justificació s’hagi preparat en moments diferents o per persones diferents.
Cada projecte pot quadrar i el conjunt estar malament
Imaginem un cost laboral imputable de 3.000 euros mensuals.
El projecte A assumeix 1.500 euros, el projecte B n’assumeix 1.200 i el projecte C, 900. Cap dels tres imports sembla desproporcionat quan es revisa de manera independent. Però entre tots sumen 3.600 euros.
L’error no és dins d’un projecte concret. És en la relació entre els tres.
Per això, a més del seguiment econòmic de cada projecte, l’entitat necessita poder consultar el cost de personal en sentit contrari: partir de cada treballador i veure com s’ha distribuït mensualment entre tots els projectes i finançadors.
Aquesta segona lectura permet detectar percentatges incompatibles, períodes que se solapen i imports que han quedat registrats com a cofinançament en més d’un lloc.
El percentatge no hauria de sortir del pressupost disponible
Quan s’acosta una justificació, és fàcil començar pel pressupost: quants diners queden a la partida de personal i quina part d’una nòmina hi podem imputar.
L’ordre hauria de ser l’invers.
Primer cal saber quina dedicació real ha tingut aquella persona al projecte durant el període. A partir d’aquí es calcula la part del cost laboral que hi correspon i es comprova si encaixa dins del pressupost aprovat.
Si el percentatge es decideix segons l’import que falta per justificar, pot acabar explicant les necessitats de l’Excel, però no necessàriament la feina que s’ha fet.
Les convocatòries poden demanar documents i sistemes de càlcul diferents. En el manual de justificació de les subvencions d’Agenda 2030 per a entitats socials de 2026, per exemple, la relació de personal ha d’indicar les hores i el percentatge d’imputació al projecte. Les despeses cofinançades també s’han d’identificar, i la suma de les imputacions no pot superar el cost total. Manual oficial de justificació 2026
Més enllà del que exigeixi cada convocatòria, el criteri de fons és el mateix: l’import imputat ha de correspondre a una dedicació que l’entitat pugui explicar.
Una comprovació mensual evita moltes reconstruccions
No cal esperar al tancament del projecte per fer aquest control. De fet, és quan resulta menys útil.
Una revisió mensual permet veure, per cada persona:
- el cost laboral imputable
- els projectes en què participa
- el percentatge o les hores assignades a cadascun
- l’import carregat a cada finançador
- la part assumida amb fons propis
- el total d’hores, percentatges i imports
Aquesta informació permet detectar una desviació quan encara es pot corregir amb criteri. Potser una persona ha començat a dedicar més temps a un projecte. Potser una activitat s’ha retardat. Potser s’ha reduït l’import concedit o s’ha incorporat un nou finançador.
Cap d’aquests canvis és necessàriament problemàtic. El risc apareix quan es produeixen durant l’execució però no arriben al registre econòmic fins que toca justificar.
També cal conservar els canvis
La distribució del personal no acostuma a ser estable durant tot l’any. Hi ha incorporacions, baixes, reduccions de jornada, revisions salarials, permisos i canvis en el calendari dels projectes.
Per això no n’hi ha prou amb guardar el percentatge actual. Cal poder saber quin criteri s’aplicava en cada període.
Si una persona estava imputada al 60% durant el primer trimestre i al 30% a partir de l’abril, substituir un percentatge per l’altre elimina una part de l’explicació. El registre hauria de conservar les dates, els percentatges i el motiu del canvi.
Això és especialment important quan la justificació es presenta mesos després o quan la prepara algú que no va participar en la decisió inicial.
La nòmina acredita el cost, però no explica el repartiment
Per justificar personal es poden necessitar contractes, nòmines, cotitzacions, models fiscals, comprovants de pagament o declaracions de dedicació, segons la convocatòria.
Aquesta documentació acredita que el cost existeix i que s’ha pagat. El que no explica per si sola és per què un 40% correspon a un projecte, un 30% a un altre i la resta l’assumeix l’entitat.
Aquesta explicació depèn del registre de dedicació i del criteri d’imputació que s’hagi aplicat durant l’execució.
Quan aquesta traça existeix, preparar la justificació consisteix principalment a ordenar i presentar informació. Quan no existeix, cal reconstruir què feia cada persona, durant quin període i amb càrrec a quin finançament.
I aquesta reconstrucció acostuma a arribar quan queda menys temps i hi ha menys memòria.
Mirar el cost des de les dues bandes
Una imputació de personal hauria de poder-se revisar des del projecte, per comprovar quina part del cost li correspon, i des de la persona, per veure com es reparteix el seu cost entre tots els projectes.
Les dues lectures són necessàries.
Que cada projecte quadri no garanteix que el conjunt estigui bé. El control acaba quan totes les imputacions poden conviure, mes a mes, sense superar ni les hores disponibles ni el cost real de la persona.