En las asociaciones, fundaciones y ONG del Estado español, el cierre trimestral no es una manía contable: es el punto donde convergen tres obligaciones que no admiten retrasos — las declaraciones fiscales ante la AEAT, la contabilidad interna que exigen el Código de Comercio y el Plan General Contable, y el seguimiento económico de los proyectos subvencionados que después tendrás que justificar.
Quien salta este ritmo trimestral no lo nota inmediatamente. Lo nota en enero, cuando llega la campaña fiscal; o peor, meses después, cuando el organismo financiador reclama un justificante de pago que nadie pidió a tiempo.
Esta guía es la checklist práctica para que ninguna de estas piezas quede colgada. Al final del post encontrarás la checklist completa en PDF descargable.
Qué tienes que cerrar cada trimestre (y cuándo)
1. Las declaraciones fiscales
| Modelo | Qué declara | Plazo general |
|---|---|---|
| 303 | IVA (si facturas con IVA o haces actividad sujeta) | Del 1 al 20 del mes siguiente al trimestre |
| 111 | Retenciones de IRPF (nóminas, profesionales autónomos) | Del 1 al 20 del mes siguiente al trimestre |
| 115 | Retenciones por alquileres | Del 1 al 20 del mes siguiente al trimestre |
Tres detalles que en las entidades sociales cuestan dinero:
- Retención a profesionales: 15% general, pero 7% si el profesional está en su año de inicio de actividad o en los dos siguientes — siempre que te lo pida por escrito. Sin petición escrita, por defecto te toca retener el 15%. Y si recibes una factura de un autónomo sin casilla de retención, la retención la practicas tú igualmente: pagarla entera no te exime.
- El IVA exento no es IVA gratis. Las actividades de asistencia social, educativas o culturales pueden estar exentas (artículo 20 de la Ley 37/1992 del IVA), pero entonces no puedes deducirte el IVA soportado en las compras ligadas a esa actividad: los 210 € de IVA de una compra de 1.000 € son coste real del proyecto. Presupuéstalo así.
- La exención es por actividad, no por entidad. Una misma fundación puede tener formación exenta, tienda solidaria sujeta a IVA y alquileres con retención. Hay que analizar cada flujo; si hay mezcla, puede tocar calcular prorrata.
Si presentas fuera de plazo, el artículo 27 de la Ley General Tributaria aplica recargos crecientes: 1% más 1% adicional por cada mes completo de retraso, hasta un 15% + intereses si pasan 12 meses. Un día de retraso ya es un 1% sobre el total a ingresar.
2. La contabilidad interna
El PGC (y su adaptación a las entidades sin fines lucrativos) exige contabilidad regular todo el año, no solo en diciembre. El cierre trimestral incluye:
- Conciliación bancaria de todas las cuentas y caja. Si el banco no cuadra, no cuadra nada.
- Registrar pendientes: facturas recibidas no pagadas, facturas por recibir (accruals), nóminas devengadas no pagadas.
- Comprobar provisiones y periodificaciones del trimestre.
3. El seguimiento de los proyectos subvencionados
Aquí es donde el cierre trimestral paga de verdad. La Ley 38/2003 General de Subvenciones exige una cuenta justificativa con justificantes de gasto vinculados a la actividad: factura + comprobante de pago + relación clara con el proyecto. El cierre trimestral es la única oportunidad razonable de detectar huecos mientras todavía se pueden reclamar: una factura sin comprobante bancario detectada hoy se resuelve; detectada en la justificación final, es un reintegro.
Revisiones mínimas por proyecto:
- Imputación de gastos al proyecto y fuente de financiación correctos
- Respeto del período elegible (un gasto anterior al inicio no se puede imputar)
- Límites por concepto (% de personal, % de indirectos...) según las bases de la convocatoria
- Coherencia entre % ejecutado y % de tiempo transcurrido del proyecto
- Vigilar la sobrefinanciación del mismo gasto entre dos fuentes
Y una obligación anual que se cocina trimestralmente: el modelo 347, la declaración de operaciones con terceros. Si superas 3.005,06 € anuales con un mismo tercero (IVA incluido), apareces. Atención: las entidades de carácter social deben declarar proveedores aunque no hagan actividad empresarial, y las subvenciones recibidas que superen el importe también se declaran. Se presenta en febrero y las sanciones por omisión van de los 300 a los 20.000 €.
Descarga la checklist completa (PDF)
Hemos preparado una hoja de una página con todos los pasos del cierre, pensada para imprimir y marcar cada trimestre: banco y caja, contabilidad, proyectos, fiscal e informes.
Descarga la checklist del cierre trimestral (PDF)
Preguntas frecuentes
Una asociación sin trabajadores ¿debe presentar el modelo 111?
No, si no paga nóminas ni facturas de profesionales con retención. Pero si contrata servicios de autónomos profesionales, normalmente sí hay retención y, por tanto, modelo 111.
Si mi actividad está exenta de IVA, ¿tengo que presentar el 303?
Depende: si no realizas ninguna actividad sujeta ni tienes obligación de repercutir, generalmente no. Pero muchas entidades mezclan actividades sujetas y exentas; en caso de duda, hay que analizar actividad por actividad antes darte de baja.
¿Qué pasa si presento un modelo un día tarde?
Recargo del artículo 27 LGT: 1% + 1% por mes completo de retraso, 15% pasados 12 meses, con intereses de demora. Mejor un calendario con alerta previa que fiarse de la memoria.
¿Cada cuánto hay que revisar los gastos de los proyectos?
Cada trimestre, como mínimo. Esperar a la justificación final convierte errores corregibles en reintegros.