Una persona dedica la mitad de su jornada a un proyecto, un 40% a otro y un 30% a un tercero. Vistos por separado, los tres porcentajes pueden parecer razonables. Cuando los sumas, esa persona está imputada al 120%.
Este tipo de error cuesta de detectar porque las justificaciones suelen revisarse por proyectos. Cada expediente tiene su presupuesto, su financiador, sus plazos y su Excel. El primer proyecto puede cuadrar, el segundo también y el tercero igual. El problema aparece cuando miramos el coste de la persona en conjunto.
No es una situación extraña en entidades que comparten personal de coordinación, administración o intervención entre varios proyectos. Tampoco hace falta que haya intención de imputar dos veces el mismo coste. A menudo basta con que cada justificación se haya preparado en momentos distintos o por personas diferentes.
Cada proyecto puede cuadrar y el conjunto estar mal
Imaginemos un coste laboral imputable de 3.000 euros mensuales.
El proyecto A asume 1.500 euros, el proyecto B asume 1.200 y el proyecto C, 900. Ninguno de los tres importes parece desproporcionado cuando se revisa de forma independiente. Pero entre todos suman 3.600 euros.
El error no está dentro de un proyecto concreto. Está en la relación entre los tres.
Por eso, además del seguimiento económico de cada proyecto, la entidad necesita poder consultar el coste de personal en sentido contrario: partir de cada trabajador y ver cómo se ha distribuido mensualmente entre todos los proyectos y financiadores.
Esta segunda lectura permite detectar porcentajes incompatibles, periodos que se solapan e importes que han quedado registrados como cofinanciación en más de un sitio.
El porcentaje no debería salir del presupuesto disponible
Cuando se acerca una justificación, es fácil empezar por el presupuesto: cuánto dinero queda en la partida de personal y qué parte de una nómina podemos imputar.
El orden debería ser el inverso.
Primero hay que saber qué dedicación real ha tenido esa persona en el proyecto durante el periodo. A partir de ahí se calcula la parte del coste laboral que le corresponde y se comprueba si encaja en el presupuesto aprobado.
Si el porcentaje se decide según el importe que falta por justificar, puede acabar explicando las necesidades del Excel, pero no necesariamente el trabajo que se ha hecho.
Las convocatorias pueden pedir documentos y sistemas de cálculo distintos. En el manual de justificación de las subvenciones de Agenda 2030 para entidades sociales de 2026, por ejemplo, la relación de personal debe indicar las horas y el porcentaje de imputación al proyecto. Los gastos cofinanciados también deben identificarse, y la suma de las imputaciones no puede superar el coste total. Manual oficial de justificación 2026
Más allá de lo que exija cada convocatoria, el criterio de fondo es el mismo: el importe imputado debe corresponder a una dedicación que la entidad pueda explicar.
Una comprobación mensual evita muchas reconstrucciones
No hace falta esperar al cierre del proyecto para hacer este control. De hecho, es cuando resulta menos útil.
Una revisión mensual permite ver, para cada persona:
- el coste laboral imputable
- los proyectos en los que participa
- el porcentaje o las horas asignadas a cada uno
- el importe cargado a cada financiador
- la parte asumida con fondos propios
- el total de horas, porcentajes e importes
Esta información permite detectar una desviación cuando todavía se puede corregir con criterio. Puede que una persona haya empezado a dedicar más tiempo a un proyecto. Puede que una actividad se haya retrasado. Puede que se haya reducido el importe concedido o se haya incorporado un nuevo financiador.
Ninguno de estos cambios es necesariamente problemático. El riesgo aparece cuando se producen durante la ejecución pero no llegan al registro económico hasta que toca justificar.
También hay que conservar los cambios
La distribución del personal no suele ser estable durante todo el año. Hay incorporaciones, bajas, reducciones de jornada, revisiones salariales, permisos y cambios en el calendario de los proyectos.
Por eso no basta con guardar el porcentaje actual. Hay que poder saber qué criterio se aplicaba en cada periodo.
Si una persona estaba imputada al 60% durante el primer trimestre y al 30% a partir de abril, sustituir un porcentaje por el otro elimina una parte de la explicación. El registro debería conservar las fechas, los porcentajes y el motivo del cambio.
Esto es especialmente importante cuando la justificación se presenta meses después o cuando la prepara alguien que no participó en la decisión inicial.
La nómina acredita el coste, pero no explica el reparto
Para justificar personal pueden hacer falta contratos, nóminas, cotizaciones, modelos fiscales, comprobantes de pago o declaraciones de dedicación, según la convocatoria.
Esta documentación acredita que el coste existe y que se ha pagado. Lo que no explica por sí sola es por qué un 40% corresponde a un proyecto, un 30% a otro y el resto lo asume la entidad.
Esta explicación depende del registro de dedicación y del criterio de imputación que se haya aplicado durante la ejecución.
Cuando esta trazabilidad existe, preparar la justificación consiste principalmente en ordenar y presentar información. Cuando no existe, hay que reconstruir qué hacía cada persona, durante qué periodo y con cargo a qué financiación.
Y esa reconstrucción suele llegar cuando queda menos tiempo y hay menos memoria.
Mirar el coste desde los dos lados
Una imputación de personal debería poder revisarse desde el proyecto, para comprobar qué parte del coste le corresponde, y desde la persona, para ver cómo se reparte su coste entre todos los proyectos.
Las dos lecturas son necesarias.
Que cada proyecto cuadre no garantiza que el conjunto esté bien. El control termina cuando todas las imputaciones pueden convivir, mes a mes, sin superar ni las horas disponibles ni el coste real de la persona.