Si portes l’administració d’una entitat, segur que això et sona.
L’extracte bancari per una banda, les factures en una carpeta, els tiquets que me'ls han enviat per whatsapp, les nòmines al correu. I quan toca tancar el trimestre o preparar una justificació, comença l’estona de buscar papers, unir comprovants i classificar despeses.
No parlo de res excepcional. És una manera de treballar força estesa en moltes associacions i fundacions i fruit de comptar amb eines generalistes disperses, no pensades per les necessitats d'una entitat petita.
Durant anys, moltes entitats han anat tirant amb el que tenien més a mà: un Excel per controlar moviments del banc, carpetes compartides per guardar documents, el correu com a arxiu improvisat i força memòria interna per recordar on és cada cosa.
Sobre el paper i mentre ho dugui sempre la mateixa persona, sembla que tot està desat. Però arriba el moment de revisar una despesa, de tancar la comptabilitat o de preparar un informe de justifiació i és quan es comencen a veure les costures: Hi ha la factura, però després cal trobar el pagament; hi ha un munt de tickets que corresponen a un únic moviment bancari; s'han pagat despeses amb la targeta i falten comprovants, etc. A més, cal comprovar que el justificant serveix, revisar si falta algun document i tornar a unir peces que estan repartides entre el banc, el correu i diverses carpetes.
Al final tot es fa, és cert, però aquí és on marxen moltíssimes hores. No per fer una tasca especialment complexa, sinó per haver de reconstruir una operació que ja hauria d’estar més clara des del principi.
Això pesa encara més quan hi entra una subvenció. Perquè llavors ja no es tracta només d’haver fet la despesa. Cal deixar ben lligat quin document l’acredita, com es va pagar, en quina data i amb quin suport es pot defensar davant un finançador.
Quan aquesta informació està dispersa, cada tancament es fa més pesat. Cada justificació costa més. I qualsevol canvi de persona a administració complica encara més les coses.
He vist moltes entitats treballar així durant anys. No perquè ho facin malament, sinó perquè prou fan a tirar el dia a dia endavant. Però aquesta manera d’organitzar-se acaba passant factura.
Al final, una part important de la càrrega administrativa ve d’aquí: de tenir eines disperses i documents desats, sí, però no sempre ben relacionats entre ells.