Sabem que la xifra de socis és una de les mètriques que més mirem. És un indicador de salut, de suport, de comunitat. Però també sabem que, de vegades, aquesta xifra amaga una realitat més incòmoda. La que hi ha entre el llistat de socis que tenim a l'Excel i els ingressos que realment arriben al banc.
Acompanyem moltes entitats i el patró es repeteix. La direcció creu que té un nombre determinat de membres, però quan grates una mica, descobreixes un degoteig silenciós. Una pèrdua de socis que no es registra, que no fa soroll, però que erosiona la base social i la sostenibilitat econòmica de l'organització.
El problema no és que hi hagi baixes. Això és natural. El problema és no saber quantes n'hi ha realment, ni per què.
El llistat de socis que no reflecteix la realitat
Fa uns mesos, vam seure amb una associació cultural que estava preparant el seu pressupost anual. Comptaven amb 340 socis, una base sòlida sobre la qual planificar les activitats. Però els números no quadraven. Els ingressos per quotes eren sistemàticament més baixos del que s'esperava.
Vam decidir fer una cosa senzilla: creuar el seu llistat de socis actius amb els extractes de les últimes remeses bancàries. El resultat va ser un cop de realitat. Dels 340 socis, n'hi havia més de 60 que feia sis mesos o més que no pagaven. Els rebuts eren retornats un mes rere l'altre, però al seu registre intern, continuaven constan com a "actius".
Aquesta entitat no perdia socis. Ja els havia perdut. El que passava és que ningú se n'havia adonat. La gestió del dia a dia, centrada en organitzar esdeveniments i atendre els membres, havia deixat en un segon pla la revisió administrativa de les quotes.
Quan el rebut retornat es converteix en un fantasma
La principal font d'aquest desajust són els rebuts retornats. Un rebut retornat no és només un ingrés que no arriba. És una alerta. Un senyal que alguna cosa ha passat amb aquell soci. Potser ha canviat de compte bancari, potser té un problema puntual de liquiditat o, el més probable, potser ha decidit donar-se de baixa i aquesta és la seva manera de comunicar-ho.
El que veiem sovint és que aquestes devolucions es gestionen de manera reactiva, si és que es gestionen. S'acumulen en un informe del banc, es comptabilitzen com una pèrdua, però no sempre es tradueixen en una acció sobre el llistat de socis. No hi ha un protocol clar.
Què fem amb un soci que retorna un rebut? I si en retorna dos de seguits? I tres? Sense un criteri definit, cada cas es tracta de manera diferent, o directament no es tracta. El soci queda en uns llimbs administratius: ja no paga, però l'associació el continua comptant com a membre.
A la pràctica, això genera situacions absurdes. Hem vist casos d'entitats que continuaven enviant la revista trimestral o les convocatòries a assemblea a persones que feia més d'un any que havien deixat de pagar. Un cost innecessari i una imatge pèssima per a l'organització.
La baixa que es va quedar en un correu electrònic
Un altre punt de fuga clàssic són les baixes comunicades per canals informals. Un soci envia un correu electrònic a la bústia genèrica de l'entitat demanant la baixa. Algú de l'equip el llegeix, potser fins i tot li respon amablement, però s'oblida del pas més important: treure'l del sistema de cobrament de quotes.
Això passa més del que sembla, sobretot en equips petits on tothom fa de tot. La persona que llegeix el correu no és la mateixa que gestiona les remeses. La comunicació es perd i, al mes següent, es torna a passar el rebut a un soci que ja havia demanat explícitament la baixa.
El resultat és previsible: un soci enfadat, un rebut retornat pel banc amb possibles costos associats i un maldecap per a l'equip. Fa poc, una associació de pacients ens explicava un cas així. Un soci els va trucar molt molest perquè li havien cobrat la quota tres mesos després d'haver demanat la baixa per escrit. El problema no era de mala fe, sinó de descoordinació. L'equip havia "donat de baixa" el soci al seu cap, però no al programa de gestió.
Les conseqüències van més enllà dels diners
Tenir un llistat de socis inflat no només afecta la tresoreria. Té implicacions més profundes. En primer lloc, distorsiona la presa de decisions. Si planifiquem les nostres accions i el nostre pressupost basant-nos en un nombre de socis que no és real, estem construint sobre una base falsa.
En segon lloc, complica enormement els tancaments comptables i fiscals. Preparar el Model 182 de donacions es converteix en una odissea si has de depurar manualment un llistat ple d'inconsistències, buscant qui ha pagat realment i qui no. Són hores i hores de feina que es podrien dedicar a la missió de l'entitat.
Però potser la conseqüència més greu és la pèrdua de credibilitat. Un soci que demana la baixa i continua rebent rebuts sent que no se l'escolta. Una gestió administrativa deficient transmet una imatge de desorganització que pot afectar la confiança en el projecte.
Posar ordre en el registre de socis no és una qüestió de ser maniàtic amb els números. És una qüestió de respecte cap a la teva comunitat i de salut organitzativa. Un llistat net i actualitzat és el reflex d'una entitat que es pren seriosament la seva gestió.
La pregunta, per tant, no és només quants socis tenim al nostre llistat. La pregunta clau és: de quants d'aquests socis podem dir, amb certesa, que encara caminen amb nosaltres?